Zásady ochrany osobních údajů

Ochrana soukromí a osobních údajů je pro nás velice důležitá, proto osobní údaje zpracováváme striktně důvěrným způsobem a v souladu s účinnou právní úpravou ochrany osobních údajů, tj. zejména s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR“) a se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů.

1. Kdo je správce osobních údajů?

Správcem osobních údajů je společnost FLECTO, s. r. o., se sídlem Riegrova 394/17, PSČ 779 00 Olomouc, IČO: 107 06 674 (dále jen „Společnost“), která je provozovatelem internetové platformy FLECTO na adrese www.flecto.cz (dále jen „Platforma“), pomocí které dochází ke zprostředkování rezervací a odhlašování směn a k přípravě pracovněprávní dokumentace registrovaných uživatelů.

Tyto zásady ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) upravují zpracování osobních údajů Společností při návštěvě našich internetových stránek na adrese www.flecto.cz a dále při registraci do Platformy a jejím užívání registrovanými uživateli.

​

2. Jak s osobními údaji nakládáme?

Osobní údaje jsou všechny informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby. Společnost zpracovává přesné a aktuální osobní údaje, a to vždy na základě zákonného titulu a pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely, v minimálním rozsahu a pouze po nezbytně dlouhou dobu. Po celou dobu zpracování zajišťujeme jejich integritu a důvěrnost pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření a náležitého zabezpečení před neoprávněným nebo protiprávním zásahem, před ztrátou, poškozením nebo zničením. Klademe důraz na to, aby nepřesné údaje s přihlédnutím k jejich účelu byly opraveny nebo bezodkladně vymazány.

Osobní údaje získáváme z několika zdrojů. Primárně je získáváme od subjektů údajů, a to v případě, že se na nás obrací se zájmem o naše služby, popř. se přímo registrují do Platformy. Dále osobní údaje získáváme prostřednictvím cookies, a to v souvislosti s aktivitou uživatelů našich internetových stránek.

​

3. Za jakým účelem osobní údaje zpracováváme?

Konkrétní účely, pro které zpracováváme osobní údaje, naleznete níže, a to včetně informace o rozsahu a účelu zpracování osobních údajů, právním základu pro zpracování a příslušné době uchování osobních údajů.

​

3.1. Platforma

3.1.1. Uživatel Platformy

Primárním účelem zpracování osobních údajů je registrace a následné užívání Platformy, a to včetně související komunikace.

Zájemce o služby poskytované v rámci Platformy se může registrovat do Platformy pouhým zadáním e-mailové adresy, vytvořením unikátního hesla a zaškrtnutím jedné nebo více lokalit, v jejichž rámci má zájem dostávat informace o směnách. Tím se mu otevře přehled nabízených směn a základní funkce Platformy. Poskytnuté osobní údaje, tj. e-mailovou adresu, zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu.

Pro rezervaci směny, k funkčnosti dalších služeb a ke snadnému vyřízení související administrativy je však nutné, aby se uživatel stal uživatelem ověřeným. Ověřeným uživatelem se stane tehdy, vyplní-li ve svém profilu v Platformě své osobní údaje alespoň v rozsahu jméno a příjmení, adresa trvalého bydliště, datum narození, telefonní číslo, číslo bankovního účtu, údaje o pracovním zařazení, údaje o aktuálním stavu uchazeče, údaje o různých oprávněních a zdravotní způsobilosti k provádění práce a o kvalifikaci.

Výše uvedené osobní údaje budeme zpracovávat na základě našeho oprávněného zájmu za účelem:

• nastavení profilu uživatele v Platformě;

• reportingu a/nebo nabídky nejvhodnějších směn, včetně případného uzavření příslušné smlouvy mezi uživatelem a subjektem nabízejícím směnu prostřednictvím Platformy; v tomto případě Společnost sleduje a ukládá záznamy o aktivitě uživatelů a jejich interakci s obsahem v Platformě;

• zasílání e-mailových/SMS informací a notifikací o konkrétních směnách uživateli, např. připomenutí přihlášené směny, úspěšné přihlášení na směnu v případě náhradníka apod.;

• zvyšování efektivity vyhledávání uživatelů Platformy, přizpůsobování obsahu Platformy a sledování preferencí jejích uživatelů v rámci vybraného regionu; v tomto případě Společnost sleduje údaje o četnosti návštěv Platformy, hledaných pojmech a zobrazených směnách a akcích provedených v rámci účtu uživatele;

• evidence docházky;

• fakturace; a

• přípravy formulářů pracovněprávní dokumentace a on-line vedení pracovněprávní agendy; osobní údaje poskytneme subjektu nabízejícímu směnu v nezbytném rozsahu.

Osobní údaje zpracováváme po celou dobu registrace uživatele v Platformě, a dále po dobu tří let od zrušení registrace, popř. smazání profilu z Platformy. Údaje udržujeme přesné, jakoukoli změnu údajů je proto uživatel v Platformě povinen zaevidovat.

​

3.1.2. Subjekt nabízející směnu

V případě, že se do Platformy registruje právnická osoba s cílem nabízet jejím prostřednictvím směnu potenciálním uchazečům, tyto Zásady se vztahují na zpracování případných osobních údajů kontaktních osob, které do Platformy zadá, a to v rozsahu jméno a příjmení, telefonní číslo a e-mailová adresa.

Pokud se do Platformy registruje fyzická osoba. která chce případným uchazečům nabízet směnu, tyto Zásady se na zpracování jejích osobních údajů uplatní v celém rozsahu. V takovém případě budeme zpracovávat její jméno a příjmení, datum narození, adresu trvalého bydliště, e-mailovou adresu, telefonní číslo, číslo bankovního účtu, a údaje o požadované službě. V případě, že je fyzická osoba zároveň registrována jako uživatel Platformy, budeme dále zpracovávat údaje o aktuálním stavu a kvalifikaci a další údaje poskytnuté v rámci registrace a ověření uživatele v Platformě.

Výše uvedené osobní údaje budeme zpracovávat na základě plnění našich smluvních povinností za účelem poskytování služeb Platformy, a to po celou dobu registrace v Platformě a dále po dobu tří let od zrušení registrace, popř. smazání profilu z Platformy.

​

3.2. Marketingová a obchodní sdělení

Na základě registrace ke službám poskytovaným v rámci Platformy můžeme uživatele Platformy jako stávajícího zákazníka v rámci našich marketingových aktivit kontaktovat v souvislosti s informacemi o novinkách v Platformě a jejích funkcích, o dalších akčních nabídkách, v rámci průzkumu trhu, průzkumu spokojenosti s poskytovanými službami, v rámci marketingové analýzy nebo můžeme zasílat obchodní sdělení a newslettery. K marketingové komunikaci můžeme využít e-mailovou adresu nebo telefonní číslo, které uživatel vyplnil při registraci do Platformy nebo ve svém profilu v Platformě, nebo můžeme marketingové zprávy zasílat přímo prostřednictvím uživatelského rozhraní v Platformě.

Výše uvedené zpracování osobních údajů probíhá na základě našeho oprávněného zájmu ve formě přímého marketingu stávajícím zákazníkům. Pokud si uživatel nepřeje marketingovou komunikaci dostávat, stačí si upravit nastavení profilu uchazeče v sekci Notifikace přímo v Platformě, případně kdykoli podat námitku proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu a Společnost marketingová sdělení přestane posílat. Osobní údaje pro tyto účely uchováváme po dobu registrace v Platformě, nebo do změny příslušného nastavení či podání námitky.

Chtěli bychom zdůraznit, že ne každá zpráva, kterou od nás dostanete, je obchodním sdělením nebo marketingovou komunikací. V rámci poskytování našich služeb je někdy třeba s uživateli Platformy komunikovat a při velkém množství adresátů to není možné provést jinak než zasláním hromadné zprávy. V rámci této komunikace tedy některé zaslané zprávy obchodním sdělením nejsou, například upozornění na změnu obchodních podmínek.

​

3.3. Smluvní povinnosti

Společnost využívá osobní údaje za účelem plnění svých smluvních povinností vůči uživatelům Platformy. Osobní údaje jsou tak využívány za účelem umožnění prohlížení obsahu Platformy, správy uživatelského účtu a interakce mezi uživatelem a subjektem nabízejícím směnu a mezi uživateli navzájem. Současně jsou osobní údaje zpracovávány za účelem fakturace a uživatelské podpory, případně dalších obchodních jednání vyplývajících ze smlouvy.

Zpracování osobních údajů pro tyto účely je ze strany Společnosti prováděno v nezbytném rozsahu po celou dobu registrace v Platformě, a dále po dobu tří let od odhlášení z Platformy.

​

4. Cookies

Abychom mohli našim uživatelům poskytnout co nejlepší on-line služby, používáme tzv. cookies. Cookies jsou malé soubory, které internetová stránka ukládá na pevný disk zařízení uživatele a slouží nikoli k získávání osobních údajů o uživatelích, ale k rozlišování jednotlivých uživatelů přistupujících na Platformu a internetové stránky Společnosti.

Mějte prosím na paměti, že při deaktivaci cookies nemusí být některé funkce našich on-line služeb nebo internetových stránek plně dostupné a funkční.

Podrobnější informace o tom, jaké typy cookies používáme, za jakým účelem a jak dlouho jsou ukládány, naleznete v našich zásadách používání cookies.

​

5. Kdo osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?

Osobní údaje jsou zpracovávány a využívány primárně Společností.

Subjektu, který nabízí směnu, se poskytují osobní údaje uvedené uživatelem v Platformě v rozsahu potřebném pro efektivní pracovněprávní administrativu prostřednictvím Platformy poté, co uživatel tyto osobní údaje sám zveřejní. Subjekt nabízející směnu je pak samostatným správcem poskytnutých osobních údajů.

K zajištění některých služeb používáme jako dodavatele třetí strany, které zpracovávají Vaše osobní údaje pouze v našem zastoupení a podle našich pokynů, a to v nezbytně nutném rozsahu. Tito dodavatelé zpracovávají Vaše osobní údaje zejména za účelem zasílání marketingových e-mailů nebo SMS

K osobním údajům mohou mít rovněž přístup osoby, které nám poskytují právní, daňové, účetní, poradenské a obdobné služby.

S každým naším dodavatelem, který je v postavení zpracovatele osobních údajů, uzavíráme smlouvu o zpracování osobních údajů. Zpracovatelé poskytli Společnosti dostatečné záruky zavedení vhodných technických a organizačních opatření tak, aby dané zpracování splňovalo požadavky GDPR a aby byla zajištěna ochrana práv subjektů údajů. Nadále jsme to my, kdo odpovídá za ochranu osobních údajů.

Osobní údaje rovněž můžeme být povinni předat příslušným státním orgánům.

S výše uvedenými výjimkami Společnost neposkytuje ani jinak nezpřístupňuje zpracovávané osobní údaje třetím stranám. V žádném případě osobní údaje nepředáváme reklamním společnostem a provozovatelům sociálních sítí.

 

6. Jaká jsou Vaše práva související se zpracováním osobních údajů?

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte zejména právo kdykoli odvolat svůj souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů a dále máte následující práva, která můžete uplatnit přímo u Společnosti za využití kontaktních údajů uvedených v článku 8 těchto Zásad. O opatřeních, která na základě Vaší žádosti přijmeme, Vás budeme informovat do jednoho měsíce od obdržení žádosti, v odůvodněných případech nejpozději do tří měsíců od obdržení žádosti.

​

6.1. Právo na informace

O konkrétním zpracování Vašich osobních údajů Vás budeme informovat v okamžiku, kdy od Vás osobní údaje získáváme. Pokud osobní údaje nezískáváme přímo od Vás, budeme Vás informovat nejpozději do jednoho měsíce od jejich získání.

​

6.2. Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo získat informaci o tom, zda jsou Vaše osobní údaje Společností zpracovávány či nikoli. V případě, že Vaše osobní údaje zpracováváme, umožníme Vám k nim přístup a dále Vám sdělíme všechny podstatné informace týkající se takového zpracování.

Dále Vám poskytneme bezplatně kopii zpracovávaných osobních údajů. Za další kopie na Vaši žádost můžeme účtovat přiměřený poplatek odpovídající administrativním nákladům na pořízení těchto kopií.

V případě, že žádost podáte v elektronické formě, informace Vám budou poskytnuty elektronicky, pokud v žádosti neuvedete, že požadujete jinou formu poskytnutí informací.

 

6.3. Právo na opravu

Máte právo požadovat opravu Vašich nepřesných osobních údajů, kterou provedeme bez zbytečného odkladu. Dále máte právo požadovat doplnění neúplných osobních údajů s přihlédnutím k účelům zpracování.

Jednotlivým příjemcům, kterým byly Vaše osobní údaje zpřístupněny, oznámíme opravu nebo doplnění Vašich osobních údajů, za předpokladu, že je to možné a nevyžaduje to nepřiměřené úsilí. Budete-li to požadovat, o těchto příjemcích Vás informujeme.

​

6.4. Právo na výmaz („právo být zapomenut“)

Vaše osobní údaje vymažeme bez zbytečného odkladu v případě, že (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny; (ii) jste odvolal/a souhlas s jejich zpracováním a neexistuje jiný právní důvod k dalšímu zpracování; (iii) jste vznesl/a námitku proti zpracování; (iv) byly zpracovány protiprávně; (v) jste vznesl/a námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu; (vi) musí být vymazány z důvodu splnění právní povinnosti; (vii) se jedná o osobní údaje dítěte v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti, která byla nabídnuta přímo dítěti.

Vaši žádost o výmaz můžeme odmítnout v případě, že Vaše osobní údaje budeme potřebovat pro určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků, pro splnění nám uložené právní povinnosti anebo pro jiné účely v souladu s GDPR.

Odmítneme-li vymazání Vašich osobních údajů, informujeme Vás o tom do jednoho měsíce od doručení žádosti o výmaz s uvedením odůvodnění použité výjimky.

Jednotlivým příjemcům, kterým byly Vaše osobní údaje zpřístupněny, oznámíme veškeré výmazy Vašich osobních údajů, za předpokladu, že je to možné a nevyžaduje to nepřiměřené úsilí. Budete-li to požadovat, o těchto příjemcích Vás informujeme.

 

6.5. Právo na omezení zpracování

V kterémkoli níže uvedeném případě máte právo na to, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů:

• popíráte přesnost osobních údajů; k omezení dojde na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli ověřit přesnost Vašich osobních údajů;

• zpracovávání je protiprávní, ale zároveň odmítáte výmaz Vašich osobních údajů a požadujete místo toho omezení jejich použití;

• Vaše údaje již nepotřebujeme pro dané účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;

• uplatnil/a jste právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů a my jejich zpracování omezíme do doby, dokud neověříme, zda naše oprávněné zájmy převažují nad Vašimi oprávněnými zájmy.

V případě omezení zpracování Vašich osobních údajů je můžeme nadále ukládat, ale další zpracování je možné pouze s Vaším souhlasem nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodu důležitého veřejného zájmu Evropské unie nebo některého členského státu.

​

6.6. Právo na přenositelnost údajů

Máte právo od nás získat Vaše osobní údaje, které nám byly poskytnuty, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a dále tyto údaje předat jinému správci osobních údajů, aniž bychom Vám v tom jakkoli bránili, a to v případě, že zpracování bylo založeno na základě souhlasu nebo smlouvy a je prováděno automatizovaně. Pokud je to technicky proveditelné, máte právo na to, aby Společnost na Vaši žádost osobní údaje byly předala přímo Vámi zvolenému správci.

Za osobní údaje nám poskytnuté jsou považovány všechny osobní údaje, které jste nám vědomě, přímo a aktivně sdělil/a, a dále osobní údaje, které jsou generovány v souvislosti s Vaší aktivitou při používání našich zařízení nebo služeb.

​

6.7. Právo vznést námitku

Je-li zpracování Vašich osobních údajů založeno na našem oprávněném zájmu, máte právo vznést proti takovému zpracování námitku z důvodu týkajícího se Vaší konkrétní situace, kterou v námitce popíšete. Námitku můžete podat za pomocí kontaktních údajů uvedených v článku 8 těchto Zásad.

Vznesete-li námitku, Vaše údaje budeme dále zpracovávat pouze tehdy, pokud prokážeme oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků. Nebudeme-li schopni prokázat oprávněné důvody pro zpracování, informujeme Vás o tom, zpracování ukončíme a provedeme výmaz Vašich osobních údajů.

V případě, že Vaše osobní údaje zpracováváme pro účely přímého marketingu, máte právo kdykoli vznést námitku proti takovému zpracování. Při vznesení námitky Vaše osobní údaje nebudeme nadále zpracovávat za účelem přímého marketingu.

​

6.8. Právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování, včetně profilování

Vaše osobní údaje nevyužíváme k rozhodování založenému na automatickém zpracování, ani neprovádíme profilování.

​

6.9. Právo podat stížnost

Aniž jsou dotčeny jakékoli prostředky soudní nebo správní ochrany, máte právo podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, a to:

• elektronicky na e-mailovou adresu: posta@uoou.cz;

• prostřednictvím datové schránky ID: qkaa2n;

• telefonicky na čísle: +420 234 665 111; nebo

• písemně na adresu: Pplk. Sochora 27, PSČ 170 00 Praha 7; případně u jiného příslušného dozorového úřadu v jiném členském státě Evropské unie v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů.

 

7. Jak jsou Vaše údaje zabezpečeny?

Nakládání s Vašimi osobními údaji probíhá v souladu s platnými právními předpisy o ochraně osobních údajů.  Zpracováváme Vaše osobní údaje manuálně i automatizovaným způsobem, přičemž klademe velký důraz na technické i organizační zabezpečení zpracovávaných údajů.

Veškeré osobní údaje jsou uloženy na elektronickém úložišti. Přístup k úložišti je chráněn heslem a prostřednictvím šifrované komunikace s databází. V rámci Společnosti mají přístup k osobním údajům pouze ti zaměstnanci a členové orgánů Společnosti, kteří s nimi potřebují bezprostředně nakládat. Společnost zaručuje, že pravidelně kontroluje, zda systém neobsahuje slabá místa a nebyl vystaven útoku a používá taková bezpečností opatření, která je možné po Společnosti rozumně vyžadovat, aby nedošlo k neoprávněnému přístupu k poskytnutým osobním údajům, a která s ohledem na aktuální stav technologií poskytují dostatečné zabezpečení. Přijatá bezpečnostní opatření jsou pak pravidelně aktualizována.

 

8. Kde a jak můžete uplatnit svá práva?

V případě jakýchkoli dotazů týkajících se těchto Zásad, zpracování osobních údajů nebo uplatnění Vašich výše uvedených práv nás můžete kontaktovat zde:

společnost FLECTO, s. r. o.,

sídlo: Riegrova 394/17, PSČ 779 00 Olomouc,

e-mail: info@flecto.cz

telefonní číslo: [•],

internetové stránky: www.flecto.cz

 

Tyto Zásady jsou platné a účinné od 1.7.2021

​